Qué no es el Responsable de un Sistema de gestión

Es creencia errónea y muy común que el Responsable de un Sistema de gestión en una organización es la persona encargada de realizar todo lo establecido en el propio Sistema responsabilizándose en última instancia de ello y que si algo no va bien la culpa es de él, para eso está, ¿no?.

En general, cuando comentas con alguien a lo que te dedicas y le dices que eres Responsable de Calidad, Responsable de Prevención de riesgos laborales, Responsable de Medioambiente o en el peor de los casos las 3 cosas a la vez en no sé cuál organización, la mayoría de la gente piensa que te encargas de que todo en dicha organización salga a la perfección, de que tú eres la persona que está al final de la cadena de producción revisando todos y cada uno de los productos fabricados o los servicios ofrecidos. Así cuando algo no sale según lo previsto, es bueno tener a alguien a quien echarle la culpa. Pero eso no es así.

El que uno adquiera la responsabilidad de un Sistema de gestión, sea cual sea éste, no quiere decir que por el hecho de existir esa figura, todo va ir rodado. El Responsable del Sistema no es la persona que realiza las revisiones finales de calidad en fábrica, ni un policía que anda por la organización para que el resto de trabajadores cumplan a rajatabla con lo establecido, ni mucho menos la persona que se encarga de no contaminar. Es el Responsable del Sistema de gestión, de que éste se implante con eficacia, funcione y se mantenga en el tiempo, no quien hace todo lo que se dice en el Sistema para que parezca que funciona, para eso está toda la organización.

Como Responsable del Sistema de gestión tiene sus propias responsabilidades, como la implantación y mantenimiento del mismo entre otras, pero no pasa a adquirir las del resto de la organización ni a convertirse en responsable solidario último de todo, cada trabajador va a seguir teniendo las suyas y va a adquirir algunas nuevas por la propia gestión del Sistema. Si alguien no hace lo que debería, no debe esperar a que allí esté el Responsable del Sistema para hacerlo por él.

Así, por ejemplo, para asegurar que se mantienen las condiciones establecidas de calidad de los productos en fábrica se puede establecer un Control de Revisión final donde uno de los trabajadores siga las pautas establecidas por el Responsable de Calidad en una Instrucción de trabajo. O que sea el Encargado del taller quien realice la entrega de EPI’s siguiendo las indicaciones del Responsable de Prevención de riesgos laborales en cuanto a las características, unidades, periodicidad de la entrega, etc, de los equipos de protección individual se refiere. O que sea el personal de Logística quien se encargue de separar, identificar, etiquetar, etc, los residuos guiándose por las pautas establecidas en la correspondiente Instrucción y mediante las etiquetas diseñadas por el Responsable de Medioambiente. Es decir, el Responsable del Sistema puede ser quien decida quién hace, qué hacer, cuándo y cómo hacerlo para cumplir con los requisitos de las normas aplicables en cada momento, pero no quien debe obligatoriamente encargarse de dichas tareas. De ser así, seguramente se volvería loco.

En resumen, el Responsable del Sistema de gestión no es la persona que debe realizar todo lo establecido en el propio Sistema, ¡faltaría más!, sino quien se encarga junto a otras personas implicadas de establecer un organigrama de la organización donde se especifican las responsabilidades de cada puesto de trabajo en las diferentes materias de calidad, prevención de riesgos y/o medioambiente, de manera que todos tengan presente qué trabajo desarrolla cada uno, cómo deben llevarlo a cabo y cuáles son sus responsabilidades, aunque a veces esto es difícil de hacerlo llegar al mundo exterior quien sigue pensando que la culpa la tiene siempre el Responsable del Sistema, que para eso existe.

* Imagen extraída de: http://office.microsoft.com

¿Qué opinión os merece la sobrecarga de responsabilidades que sobrelleva el cargo de Responsable de un Sistema de gestión?. ¿Os habéis encontrado vosotros en una situación similar?. Espero vuestras sugerencias y/o comentarios en el blog o bien en Facebook y/o Twitter.