Documentación: no sólo de papel vive un Sistema de gestión

En ocasiones la burocracia que genera la gestión de la documentación dificulta el trabajo diario en una organización, pero siempre se pueden buscar alternativas con la misma validez, ayudándonos de los avances tecnológicos, siempre y cuando faciliten el trabajo de las personas implicadas y contando con su colaboración.

Los Sistemas de gestión están sustentados generalmente en una importante base documental, donde se recoge toda la información necesaria y generada por los mismos que sirva para asegurar que se cumplen las especificaciones establecidas de cara a una certificación por terceros. Los registros sirven para realizar esta función, pero a menudo esta documentación se hace muy extensa, densa, de difícil manejo y utilización, y acaba oprimiendo al Sistema y a la organización, y entorpeciendo su normal funcionamiento. ¿Quién no se ha encontrado con que después de unos años de funcionamiento de su Sistema de gestión necesitaría construir un super archivo en su organización porque ya no sabe dónde demonios meter la infinidad de carpetas que se van generando con documentación?, documentación que en algunos casos solo vuelve a ver la luz cuando es exigida por un auditor.

La documentación es necesaria, sí, y hay que conservarla, también, pero nadie dice, ni siquiera la norma ISO 9001, que dicha documentación deba ser soportada en papel. La manera de generar, utilizar, archivar y conservar la documentación generada por un Sistema de gestión es decisión de la propia organización y debe ajustarse a las características de la misma: a su tamaño, a su complejidad y al personal que la utiliza, con la única condición de que cumpla los requisitos que la norma establece al respecto, es decir, debe estar actualizada, perfectamente identificada y almacenada, protegida, accesible a cualquier persona que la necesite, debe ser legible y recuperable en el periodo de archivo establecido.

Las nuevas tecnologías nos facilitan mucho esta labor de gestión de la documentación. Las enormes carpetas con papel en estanterías abarrotadas a punto de suicidarse dan paso a archivos digitales. Hoy en día con la invasiva utilización de ordenadores en la práctica totalidad de las organizaciones, hasta la más modesta puede tener todo un archivo completo en un simple ordenador.

Un archivo del tipo pdf tiene la misma validez que su formato en papel. En vez de registros en papelocupando carpetas dispersas por departamentos y de difícil localización para su posterior uso se pasa a registros digitales ocupando el espacio de un disco de almacenamiento en un único puesto de trabajo y que generalmente son de fácil manejo y consulta. Las ventajas van más allá. Si dicho puesto de trabajo está conectado a la red, la documentación está al alcance de todo el personal, tanto para su archivo como para su consulta, en la pantalla del ordenador o en su salida por impresora, es decir, el Jefe de Producción puede estar consultando en su puesto de trabajo una determinada Orden de Fabricación lanzada por la Oficina Técnica, o laDirección puede consultar una determinada No Conformidad aparecida en Producción.

Para llegar hasta este punto se necesita la colaboración de todas las personas implicadas en elarchivo de la documentación y siempre teniendo en cuenta las sugerencias que pueden aportar las personas que utilizan esa información en su trabajo diario. Así cualquiera puede pasar de archivar papeles en carpetas con el tedioso trabajo de ordenar hojas, grapar o hacer agujeros a los mismos, a escanearlos o generarlos directamente de programas informáticos en soporte digital.

Al igual que un archivo físico, y para cumplir las especificaciones de la norma ISO 9001 debe estar actualizado, identificado, accesible, protegido y recuperable. Una buena forma de llevar a cabo esta tarea es mediante la utilización de las carpetas de Windows que permiten organizar la documentación. Un ejemplo puede ser organizarla por clientes, donde en cada carpeta de cada cliente se vaya almacenando todo tipo de registros relacionados con él, como puede ser los pedidos, las Ordenes de Fabricación, los albaranes, las facturas, las reclamaciones y las No Conformidades si las hubiera, las hojas de Revisión final en fábrica o cualquier otro tipo de registro que de otra manera sería complicado reunir en un mismo archivo. Otras opciones pueden ser organizar la documentación por fechas, o por Departamentos, o cualquier otra que sirva para cada organización en concreto.

En resumen, no se trata de que la burocracia que genera la gestión de la documentación nos dificulte el trabajo diario, sino que podemos buscar otras alternativas con la misma validez para nuestra organización concreta de cara a una futura certificación por terceros, pero para ello es importante y necesario la colaboración de todo el personal implicado, no solo la del Responsable del Sistema de gestión. Y que debemos ayudarnos de los avances tecnológicos para facilitarnos el trabajo diario, pero también puede darse el caso de que cierta documentación deba seguir manteniéndose en formato papel porque así lo prefieren las personas que trabajan con ella.

* Imagen extraída de: http://office.microsoft.com

¿Os ocurre que la burocracia generada en vuestros Sistemas de gestión amenaza con acabar con el trabajo diario?. Espero vuestras sugerencias y/o comentarios en el blog o bien en Facebook y/o Twitter.