Herramientas informáticas para la gestión de Sistemas

Actualmente hay muchas y variadas herramientas informáticas de gestión y es responsabilidad de cada organización, si desea aprovechar las ventajas que el uso de éstas le ofrecen, escoger la más adecuada para ella en cada momento. Dado que la normativa aplicable no dice nada al respecto, el que así lo desee, puede seguir realizando las tareas a la vieja usanza.

Será porque no nací después del ya famoso año 2000 y no pertenezco a la generación 2.0 o porque tampoco nací con un I-pad debajo del brazo (en aquella época ni existían, ¡quién lo diría!). Pero para ciertas cosas, me gustan las mismas como se han hecho toda la vida. Y aunque una ya se ha modernizado e informatizado lo suficiente, aprendí ciertos aspectos de mi vida, sobre todo en lo que a la laboral se refiere, pues como se hacía antes, a mano, en papel, archivando la documentación cronológicamente en sus respectivas carpetas de colores perfectamente colocadas y ordenadas en una estantería.

Sea como fuere, y aunque una tenga ya interiorizadas sus propias manías y sea, aunque sólo sea un pelín, reacia al cambio, el caso es que en los tiempos que corren, la tecnología nos merienda en cuanto nos despistamos medio segundo. Así que como a todo acaba acostumbrándose uno, hoy vengo a presentaros la utilización de herramientas informáticas para la gestión de Sistemas, que también en esta materia, al igual que las meigas, haberlas, haylas, como dice el dicho.

Cabe destacar que la actual normativa aplicable a los Sistemas de gestión, en este caso, las normas ISO 9001 e ISO 14001 y el estándar OHSAS 18001, no obliga, en ningún caso, a las organizaciones a utilizar herramientas informáticas para la gestión de sus Sistemas, principalmente de la documentación generada por los mismos. Pero el actual desarrollo de la tecnología puede facilitar mucho las cosas hoy en día a losResponsables de los Sistemas de gestión, que pueden encontrar en el uso de dichas herramientas a un gran aliado que les permita dedicar el tiempo ahorrado con las mismas a otras tareas que todavía hoy no pueden realizarse más que como se ha hecho toda la vida.

Según una encuesta realizada allá por el año 2009 en Portalcalidad.com, los 167 participantes en la misma opinaron lo siguiente respecto a la pregunta que les fue formulada:

“¿Utiliza su empresa algún software específico integral para administrar el sistema de gestión?”

No, nuestro sistema en papel funciona bien y no creo que sea beneficioso.	7 % (12)
No, el uso de hojas de cálculo y aplicaciones puntuales ya es suficiente para nosotros.	22 % (38)
No, pero el uso de software para administrar nuestro sistema está dentro de nuestros proyectos de mejora.	40 % (68)
Sí, aunque no estamos muy contentos con el resultado.	5 % (9)
Sí, y el resultado es aceptable, pero no aprovechamos al 100 % todas sus posibilidades.	8 % (15)
Sí, y el resultado es bueno. Ha sido un acierto su implantación.	14 % (25)

En mi opinión, y a falta de conocer los resultados en caso de realizar la misma encuesta 4 años después, ya entonces destacaba, entre los que opinaban en contra y los que lo hacían a favor, un porcentaje elevadode personas que consideraban a la utilización de herramientas informáticas para la gestión de Sistemas como un proyecto estratégico de mejora dentro de la gestión de sus Sistemas. Supongo yo que en los 4 años que han pasado desde la realización de dicha encuesta, la balanza se habrá inclinado todavía más a su favor.

Para intentar salir de dudas y acabar por convencer a los que todavía, como yo, se agarran a las herramientas tradicionales de gestión, he preparado esta pequeña batería de preguntas que han sido amablemente contestadas por INTEGRA Tecnología y Comunicación de Canarias, organización dedicada al desarrollo deGnyo, un software para la gestión de normas y organización:

1.- ¿Qué es una herramienta informática de gestión?. ¿Para qué sirve Gnyo?.

Se trata de una herramienta indispensable para las organizaciones certificadas en Sistemas de gestión normalizados, constituyendo un modelo totalmente distinto, práctico e innovador de la gestión de procesos en las empresas. Concretamente Gnyo sirve para ayudar a implantar/certificar o mantener Sistemas basados en normas estándares como las que actualmente gestiona: ISO 9001, ISO 14001, ISO 50001 u OHSAS 18001.

2.- ¿Qué ventajas aporta la utilización de herramientas informáticas en la gestión de Sistemas?.

• Gnyo es una herramienta que reduce enormemente los recursos necesarios para mantener un Sistema de gestión en la empresa (horas de trabajo, recursos materiales, etc.). Se ha estimado una reducción del 60 % del tiempo de dedicación.
• Usar Gnyo es muy intuitivo y muy fácil.
• No necesita preinstalación. Por lo tanto el acceso se puede realizar desde cualquier lugar del mundo. Por otro lado, si una empresa requiere puntual o habitualmente de asesoramiento profesional externo, ahora puede hacerlo ahorrando costes de desplazamiento de los consultores. El avanzado gestor de acceso a usuarios permite intervenir a distancia de forma eficaz. Y manteniendo su equipo consultor de confianza. Igualmente, la gestión de delegaciones y/o centros de trabajo permite un control total sin una intervención in situ. Cualquier usuario puede trabajar sobre el Sistema desde un terminal conectado a Internet.
• Tareas periódicas propias automáticas. Uno de los aspectos más interesantes de Gnyo es su capacidad de controlar las actividades periódicas planificadas por el Sistema de gestión. Su potente organizador avisa automáticamente mediante correo electrónico a los usuarios implicados en el desarrollo de las tareas periódicas (como pueda ser el registro de un indicador, el seguimiento de un objetivo, el vencimiento de unaacción correctiva, etc.). Igualmente, el Responsable del Sistema tiene una capacidad muy superior de control de las actividades periódicas del Sistema gracias a su monitor de gestión.
• Solvente en auditorías de certificación. El papel de auditores jefe de entidades de certificación en el desarrollo de la aplicación ha sido fundamental para garantizar la excelente solvencia del sistema en un escenario real de auditoría. La capacidad de generar evidencias de auditoría, la gestión de los registros, el potente gestor documental (que garantiza un control total sobre las distribuciones, cambios y nuevas directrices), el generador de informes, la eficiencia en la vinculación de la información, etc., posiciona aGnyo como la mejor herramienta informática del mercado para la gestión de normas certificables.
• Seguridad en la información.
• Modulable y configurable.
• Actualizaciones automáticas gratuitas.

3.- ¿Qué inconvenientes se puede encontrar una organización a la hora de utilizar este tipo de herramientas informáticas en la gestión de Sistemas?.

Al tratarse de un servicio basado en CloudComputing (en la nube), se debe disponer siempre de conexión a Internet. Hoy en día esto no suele ser un inconveniente ya que las empresas tenemos total dependencia de la conectividad.

4.- ¿Para qué normativas se pueden utilizar estas herramientas informáticas de gestión?. En concreto, ¿para qué normativas se puede utilizar actualmente Gnyo?.

Actualmente Gnyo permite gestionar las normas ISO 9001, ISO 14001 e ISO 50001 y el estándar OHSAS 18001. Paulatinamente se irán agregando nuevas normas, aquellas que más reclamo tengan. Próximamente estará disponible EMAS (Reglamento comunitario de ecogestión y ecoauditoría).

5.- ¿Es necesario empezar a utilizar estas herramientas desde cero o se puede adecuar su uso con un Sistema de gestión ya implantado y/o certificado?.

No es necesario empezar a utilizar estas herramientas desde cero, aunque dada la inexperiencia de las empresas en los inicios de la implantación, empezar con una herramienta como ésta, les ayudaráenormemente a entender la metodología. También son igualmente válidas para empresas que tienen yaimplantada/certificada alguna norma. Estas empresas deberán migrar su Sistema a dicha herramientaadaptándose a la organización del software, el cual simplifica mucho las tareas que se realizan de forma tradicional.

6.- ¿La documentación generada mediante la utilización de este tipo de herramientas informáticas es compatible con los requisitos exigidos por la certificación de Sistemas?.

Sí que es compatible. De hecho la generación de dicha documentación es una gran ventaja, ya que se puede obtener de un modo rápido y sencillo toda la información necesaria. Además varios profesionalesauditores jefe confirman su valía y muchas empresas han pasado satisfactoriamente lascertificaciones usando Gnyo.

7.- ¿Se puede sustituir la gestión de la documentación que exige la normativa por la utilización de herramientas informáticas de gestión?.

Las normas exigen que haya un registro de ciertos documentos. Mediante la utilización de una herramienta informática que gestione la documentación conseguimos la centralización de la información, además de una mejor forma de organizarla (búsquedas eficientes, registro de cambios, notificaciones sobre modificaciones a trabajadores, etc.), incluso permite ser exportable a Word o Excel para su posterior tratamiento. Se trata de que quien lo necesite (responsables, consultores o incluso auditores)tenga acceso a toda la documentación de forma instantánea para realizar sus tareas, incluso en remoto.

8.- ¿Puede una organización modificar los registros que ofrece esta herramienta para personalizarlos a su gusto?.

Gnyo ofrece un método de gestión flexible al que se pueden adaptar todo tipo de empresas. En caso de encontrarse con algún caso en el que se necesite alguna funcionalidad adicional, se podrá estudiar unamejora en la aplicación que permita afrontar el Sistema de dicha empresa de forma adecuada.

9.- Si en una organización existen varios Sistemas de gestión implantados, ¿se pueden integrar todos con la misma herramienta?.

Gnyo permite gestionar eficientemente y de forma real un Sistema de gestión integrado. Es una herramienta muy flexible y modular que permite la gestión de varias normas simultáneamente. De momentoGnyo ofrece ISO 9001, ISO 14001, ISO 50001 y OHSAS 18001.

10.- ¿Por qué motivos merece la pena realizar la inversión de comprar este tipo de herramientas?.

Merece la pena invertir en estas herramientas, porque reducen el esfuerzo necesario para implantar/certificar una norma de forma notable, lo que a su vez significa un ahorro en tiempo (hasta el 60 %) y en dinero. La rentabilidad del uso de estas herramientas es muy alta, ya que por un bajo costo se consigue reducir en gran medida el costo del mantenimiento de estos Sistemas. Por otro lado, Gnyo permite alconsultor externo interactuar con el Sistema de forma remota, reduciendo de esta forma costos en desplazamientos, dietas, etc., y tiempo de respuesta por parte del consultor.

11.- ¿Hay un soporte técnico detrás que apoye a la organización en su utilización?.

Sí, a través de la aplicación Gnyo se puede contactar con nuestros técnicos para consultar cualquier duda/problema o sugerencia que tengan sobre Gnyo. Además cuenta con una red de partners que pueden ayudar al cliente con dudas sobre las normas.

Para finalizar, quiero dar las gracias a INTEGRA Tecnología y Comunicación de Canarias por el tiempo dedicado a responder a las preguntas formuladas por npConsulting con la intención de hacernos reflexionar a más de un indeciso sobre la conveniencia o no para una organización de la utilización de este tipo de herramientas informáticas para la mejora de la gestión de sus Sistemas.

En resumen, herramientas informáticas de gestión actualmente hay muchas y variadas, y es responsabilidad de cada cual probar y escoger la más adecuada a las características y necesidades de cada organización en cada momento. Si así lo desea, puesto que la normativa aplicable no dice nada al respecto de su uso. Por esta razón, para el que siga teniendo sus dudas y, a pesar de este artículo, el uso de éstas no acaba por convencerlo, siempre le queda la opción de seguir realizando las tareas a la vieja usanza.

* Imagen extraída de: http://office.microsoft.com

¿Conocíais las herramientas informáticas de gestión?, ¿las utilizáis en vuestras organizaciones?, ¿le sacáis todo el rendimiento posible a su utilización?. Espero vuestras sugerencias y/o comentarios en el blog o bien enFacebook y/o Twitter.